テニスコートや児童の一時保育など人気の施設の利用予約は申込が殺到することがあり、事前に抽選で予約申込を受け付けるという運用をしている自治体が少なくないと思います。そのようなケースで大活躍する抽選予約機能をリリースしました。

概要

これまでGovTech Expressで利用できる予約機能は「先着順」で空き枠がある限り予約を受け付けることができるという機能でした。今回リリースした抽選予約機能では、抽選形式で予約を受け付けることができ、これまでの先着順に加えて利用することができます。

抽選形式では、設定された受付期間中であれば空き枠数に依らず予約申込ができるため、利用者もゆっくりと申込をおこなうことができます。

抽選予約はざっくり以下のような流れで進みます。

1. 抽選受付期間中に利用者が抽選予約を申し込む。

2. 抽選受付期間が終了すると抽選が実施され、事前に設定された枠数分の当選者が確定する。

3. 当選者に予約の確定通知が送信され、落選者には予約の落選通知が送信される。落選者はキャンセル待ちをおこなうこともできる。

仕組み

日程についての３つの設定

具体的なケースを考えてみましょう。例えば以下のような施設予約の運用ルールがあったとします。

• 「桜井谷テニスコート」という施設の7月の利用予約をおこなう。

• 利用予約の抽選申し込みは前月の1日から10日までとする。

• 抽選受付が完了した翌日の11日に抽選を実施し、結果を申込者に通知する。

上記は一般的な抽選予約の受け付けの具体例ですが、これを見ると抽選には３つのタイミングがあることがわかります。抽選受付期間、抽選日時、予約対象期間です。

抽選受付期間
利用者が抽選予約を申し込むことができる期間です。＊施設を利用する日ではなく、申込をおこなう日です。上記の例では6月1日〜6月10日となります。

抽選日
抽選（当選か落選かを決める）をおこなう日です。上記の例では6月11日となります。

予約対象期間
利用者が施設を利用する日であり、その候補日となる期間です。上記の例では7月1日〜7月31日となります。

したがって、抽選予約ではまずこれらの３つの情報が設定できる必要があります。GovTech Expressではこの３つの情報を下図のように設定することができます。

繰り返しとスケジュール

このような施設の抽選予約は決まった間隔で繰り返しおこなうことが多いと思います。先の例では毎月おなじタイミングで繰り返していくことが想定されます。それ以外のケースでも、毎日、毎週、毎月、毎年といった単位で繰り返し抽選を受け付けることは考えられます。このように同じ間隔・ルールで繰り返される抽選予約を自動的にスケジュールする機能を搭載しました。下図のように繰り返し期間を設定すれば、先の抽選受付期間、抽選日、予約対象期間は自動的に繰り返されていくため、1度設定すればそれ以降は設定不要です。

この繰り返し設定で次回はどのような日程での抽選になるか、上図のとおり「次回のスケジュール」セクションで確認できます。

また、施設によっては毎月決まったタイミングではなく、独自の受付スケジュールが設けられていることもあるかもしれません。そのようなケースでは上記の繰り返しではなく、個別スケジュール機能をご利用いただけます。個別スケジュール機能は、規則性のない抽選受付スケジュールでも、あらかじめ入力しておくことでその日程にそって抽選がおこなわれていう仕組みです。例えば、１年間の受付スケジュールを最初に設定しておけば、その１年間はメンテナンスフリーで抽選受付が制御されます。

キャンセル待ち

抽選の結果、運悪く落選した申込については下記２つの処理方法を選択することができます。

• 取消する　＊落選した旨が通知されます。

• キャンセル待ちにする　＊落選し、キャンセル待ちになった旨が通知されます。

キャンセル待ちになった場合、対象の枠にキャンセルが出た際に自動的に繰り上げがおこなわれます。繰り上げはシステム内部で設定された優先順位に基づいておこなわれます。繰り上げされた申込者には、予約が確定した旨が通知されます。この繰り上げ処理は完全に自動化されており、手作業で繰り上げや通知をおこなう必要はありません。

また、キャンセル待ちは施設側でキャンセル待ちを有効にするかどうかの設定をおこなうことができますが、それに加えて、抽選予約申込時に利用者に対して落選時にキャンセル待ちをするかどうかをヒアリングしておくことができます。その回答結果に応じてキャンセル待ちにするか、取消にするかを自動判定することができるようになっています。

余った枠は先着順受付

抽選の結果、幾分の空き枠が残ったとします。そのような空き枠については再度抽選を実施する必要はなく、自動的に先着順受付で予約を受け付けることができます。このような日程は予約カレンダーでは先着順受け付けであることがわかるよう残席が表示されます。

予約一覧で申込状況を確認

利用者が申し込んだ予約は、予約一覧を確認することでいつでも状態をチェックすることができます。

予約の状態は以下３つのいずれかとなります。

• 確定　＊先着順で申し込んだ場合。もしくは抽選の結果当選した場合。

• 未確定　＊これから抽選が行われるもの。もしくは管理者のレビューを必要としているもの。

• キャンセル待ち

既存機能も併用可能

抽選予約機能は、可変長予約枠、複数枠の一括予約、複数席の予約、代理予約といった既存の機能（※1）をそのまま利用できます。したがって、

• 1時間単位で予約できるテニスコートを9時から11時まで予約したい。

• テニスコートを2面予約したい。

• 楓ちゃんと空くんの一時保育予約を同日に申し込みたい。

こういったケースにも対応可能です。

※1 以下noteで既存の機能について解説しています。

設定方法

詳しい設定方法はGovTech Expressマニュアルをご参照ください。マニュアルについてご不明点があれば担当のパートナーサクセスマネージャーにご連絡いただければ幸いです。

動作環境と費用

抽選予約機能はGovTech Expressを利用いただいているすべての自治体で追加費用なく無償でご利用いただけます。