三春町ではこれまで、お子様の一時預かり利用予約を紙で受け付けていました。予約をLINEに移行したことで、住民は来所する必要がなく、職員は予約対応に係る時間を大幅に削減しています。住民と職員の「めんどくさい」をなくし、お互いが楽になった事例についてご紹介します。

1. 自治体概要

2. 取り組み概要

三春町では、保育者の育児に対する負担軽減や里帰り出産のサポートのために、一時預かり事業を行っています。2024年3月からは、LINEで予約手続きが可能となる取り組みを開始しました。利用者は、施設の空き状況をLINE上で確認して、24時間365日、どこからでも予約が可能です。

3. 工夫した点・特徴

利用者は今まで、一時預かりの空き状況を電話で確認し、予約をするために毎回子育て支援センターまで足を運ばなくてはなりませんでした。今回、LINEでの予約を可能としたことから、予約時間の削減に繋がったほか保護者に予め利用登録を行ってもらうことで、予約時の保護者の情報やお子さんの情報を再度入力するする必要がなくなりました。そのため、２回目以降の予約は、基本的には「タップ」のみで予約を完了することが可能なので、より簡単に予約ができるようになります。

また、利用するお子さんが複数いる場合でも、同時予約ができる設定としたことも大きな特徴です。この設定を行なったことで、何度も予約アンケートに回答することなく１度の予約で受け付けすることが可能となりました。これにより、お子さんが複数いるご家庭でも短時間で予約が完了します。

4. 結果・住民の声

予約受付の方法は、直接来館とLINEが選択できますが、現在では全件がLINEでの予約となり、利用率は100%です。

＜実際にいただいた利用者の声＞
・時間を気にせず予約が行えるようになった。
・今までは予約するためにわざわざ子育て支援センターにいっていたが、その必要性がなくなり、かなり利用しやすくなった。
・同時に予約できるので、２人子どもがいても予約が取りやすい。

5. 職員コメント

職員は、施設の空き状況の確認対応に1回5分、予約の対応に10〜15分かかっていました。全てLINEで完結するようになり、業務の効率化に繋がりました。予約内容に関して、職員側から不明点がある場合には、LINE上でやりとりが可能となるため、電話が繋がらないなどの心理的負担も軽減されました。

＜三春町職員の方々からいただいた声＞
・一時預かりの申込みついては、紙に必要事項を記載していただき、申請を受け付けていたため、今回オンライン化することによってペーパーレス化が実現できた。
・窓口での受付けは、職員が対応につきっきり（立ち会い）になるため、その分の時間を削減できた。
・予約もそうだが、キャンセルもLINEから行える（以前は電話）ので利用ハードルが下がり、利用しやすくなったことから、以前より利用者が増えてきた。
・今後はフィードバックアンケートなどを行い、利用者の声を行政に反映できるような仕組みづくりも行いたい。

6. さいごに

今まで三春町では、LINEをイベント情報や防災情報の発信に利用していました。今回、お子様の一時預かり予約をLINEで完結できるようにしたことで、町からの情報発信だけでなく、利用者が通年を通して三春町のLINEを使用していただく土台作りができました。そのうえで、利便性が高いと多くの喜びの声をいただいています。

また、事前登録や同時予約などの設定をしたことで三春町の運用に合わせた機能を実装することができました。決められたフォーマットを利用するのではなく、それぞれの自治体の運用に合わせて欲しい機能を実装するとこができるのはGovTech Expressの大きな特徴です。「こんな機能、あったらいいな」など少しでも気になる機能や実装したい手続きがあればパートナーサクセスマネージャーまでご相談ください。