大地震などの大規模災害から住民の暮らしを守るため、行政職員は常に先のことを想像し、最善の選択を行なっていく必要があります。災害発生時、避難所受付をスムーズに行うことは、まずはじめにクリアしておかなければならないと考えられます。

今回、11月5日（日）に愛知県常滑市で南海トラフ地震を想定した総合防災訓練が実施され、当社のチェックイン機能を活用したQRコードでの避難所受付の実証実験が行われましたので、その様子をレポートとしてお届けします。

自治体概要

取り組み概要

昨年度の訓練でみえた課題

昨年度も同様に総合防災訓練が実施され、その際の避難所受付には従来どおり紙での受付（名簿へ、氏名・住所・連絡先を記入）が行われました。
しかし、100名が一斉に受付に集まることで大行列が発生してしまい、一部混乱を招いてしまいました。大規模災害時にも同様の発生が想像できます。

今回の取り組み

防災訓練当日までに、氏名・住所・電話番号をLINE上に事前登録していただき、事前登録をしている人はスマホ受付、事前登録していない人は紙受付、と入り口を分けて実証実験を行いました。

QRコードを読み取る場面では、スムーズに受付が完了する方もいれば、QRコードを表示するのに少し戸惑う方も見られました。

取り組みの結果

一人当たりに発生した時間は、スマホ受付「20秒」、紙受付「60秒」と大きな差が生じ、今回の実証実験で参加されたスマホ受付者107名で計算したところ、”71分”の時間削減につながることがわかりました。
また、本機能を使うことで、避難者数の報告業務も省略されることから、それ以上の時間削減が見込まれます。

この結果から、大規模災害時に、大行列が発生する課題が解消されるだけでなく、浮いた時間を避難所の現場支援に充てられるため、住民の不安軽減にも寄与するものと考えられます。

関係者からの声

住民の声

事前登録を行った住民の方へ事後アンケートを実施したところ、80%の方が「大変満足」「やや満足」と回答。
満足の理由として、「受付待ち時間が短かった」、「紙を書く手間を省くことができた」といった意見が多く挙げられました。

しかし、その一方「スマホを扱えない人は効率が上がらない」、「当日の体調などをどのように報告するのか」といった課題も挙げられました。

担当者コメント

さいごに

今回、「当市の防災訓練で使ってみたい！」と相談を受けてから、1週間で常滑市の環境に適用し、それに合わせて住民から避難所の混み具合が一目でわかるようなカスタマイズも行いました。

Bot Expressのパートナーサクセスマネージャは全国の自治体職員に伴走し、スピード感を持って住民を幸せにするオンライン行政を実現していきます。

GovTech Expressを利用している自治体であれば、追加費用なく今回のような手続きを実装することができますので、導入を検討される場合は是非パートナーサクセスマネージャまでご相談ください。