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【山形県高畠町】公共施設予約DXセミナーレポート。スマートロックと連携した公共施設予約で、予約・オンライン決済・解錠のパスコード受け取りまでLINEで完結

6月26日、「スマートロックと連携した公共施設予約で、予約・オンライン決済・解錠のパスコード受け取りまでLINEで完結」をテーマに、山形県高畠町小野様をお招きしBot Express Showcase 第23回を開催しました。自治体職員の管理画面もお見せするデモンストレーション含むアーカイブ動画と、ポイントを書き起こしたイベントレポートをお届けします。

1. 事例紹介

登壇者

山形県高畠町 企画課情報戦略係 小野 正晃様
1998年高畠町役場に入庁し、健康福祉課で高齢者福祉を担当。介護保険、児童福祉、町民窓口、税務を経て、2023年よりDX推進担当。新しいことを導入することや周知していくことの大変さを改めて実感しながらも住民、職員の利便性向上に向け取り組みを展開中。現在、企画課係員5名で統計調査、広聴広報等も担当。

▼スマートロックとは

ロックは部屋の内側、キーパッドは部屋の外側に設置 スイッチボット社から購入可能(発注は当社経由でも可能)。工事不要で、これまで使用していた物理キーも引き続き使用可能

▼施設予約・解錠の流れ

LINEを通じて24時間予約可能、住民・職員双方の負担が軽減 停電でもマスターキーなどを使って解錠可能

【山形県高畠町概要】
人口:21,535人
面積:180.26㎢
職員数:⼀般職員218⼈、病院職員190⼈ 合計408⼈

情報発信についてはぴったりサービスやHP、X、Facebook等様々なツールがありますが、情報発信する上でデジタル総合窓口のようなものが構築できないかと考えていました。
施設利用については、デジ田交付金を利用し、住民により便利に利用してもらうためにどのようなツールが良いか検討していました。
LINE導入前は、施設を予約するために仕事を休み、申請書を手書きで記入したり、鍵を借りに行ったり・・と利用者に負担をかけている状況でした。
「これを何とかしたい」と検討していたところ、様々な予約システムを拝見しましたが、住民にも職員にも入力や説明の手間がかからない、公式LINEを使用したGovTech Expressが最もぴったりくるのではないか手応えを感じ、導入に至りました。

▼公共施設予約からスマートロック利⽤の流れ

前日に、予約した人のLINEにパスコードが送付され、玄関に設置したキーパッドに入力すると入室できる仕組み

▼スマートロック設置写真

扉の形状によりスマートロックが対応できないものには別売りのアダプタを使用すれば利用可能(写真4枚目)

▼施設予約・スマートロック連携導⼊スケジュール
令和5年12月に検討・導入を決定し、令和6年3月に運用開始しました。施設予約は小中学校の施設や公民館、町営施設が対象でしたので、関係課に説明するのが一番時間がかかったところだと思います。

▼スマートロック連携の準備
各施設に出向いて、扉の形状やセキュリティなどを1つ1つ調べ、それに合うように仕組みを作りました。
スマートロックは自分たちで取り付けが可能でしたので、業者に頼まず自治体で実施しました。また、Wifi環境が必要ですが、元々設置済みだったり、ないところにはポケットWifiを設置しました。

▼マニュアルの準備
様々な疑問を解消できるよう準備しました。今回は担当課でなく私たちの課で、取りまとめ・説明・運用マニュアル準備を行い、各団体への説明をしました。

▼導⼊後の使⽤状況
令和5年度3月末に導入開始し、まずは小中学校の施設のみスタートしました。まずはお試しの団体(8団体)を選定し、使ってもらいました。
令和6年4月以降は徐々に予約数が増え、月間150〜200の予約数、25〜30団体が使用しています。これから公民館での利用が本格的にスタートしますので、予約数・団体数は増えていくのではないかと思います。

▼導⼊に対しての声
• 申請が楽、鍵の貸し借り不要で楽
• 枠の制限があるため、沢⼭利⽤する場合は⼊⼒が⼿間(利用が多い方の声、通常利用の方は苦情なし)
苦情が殺到するのではないかと心配をしていましたが、みなさんによく使っていただいていて、電話の問い合わせもなく、問題なく運用できているという印象です。

▼今後の展開
• 公⺠館の運⽤開始
• ワーキングスペース委託事業の無⼈化を検討(現在は有人)
• 新庁舎の外部開放施設に導⼊検討中

▼施設予約運用までの流れ

サムターンの規格は非対応でも別途アダプタを購入いただくなど、工夫次第で対応可能

▼高畠町施設予約のデモンストレーション

減免団体に対応した計算機能がある

35:31ごろ

2. GovTech Express 公共予約システム詳細・デモ

予約時の申請者の基本情報入力の簡略化、関連リスト機能として、これまでできなかった備品の個数管理について特にご注目ください。

40:01ごろ

3. 質疑応答

回答は山形県高畠町小野様。

Q:規定を変更したものはあるか(オンライン決済実現のための要綱整備や会計課等との調整、町内予約者の優先等)
A:特に規定を変更したものはありません。オンライン決済はPayPayなどを既に使用していましたので、引き続き使用しています。
会計課とは、手数料について調整しています。町内予約者の優先は減免団体として登録しているところが利用できるような運営にしています。

Q:既存で動いていた施設予約システムはあるか。
A:山形県が用意していた申請システムはありましたが、高畠町では一度も動いていませんでしたので「ない」と言えると思います。

Q:公共施設予約システムを導⼊するなかで「LINE市役所」を導⼊したのか、「LINE市役所」導⼊から公共施予約システムの機能を利⽤するようになったのか。
A:デジ田のなかで公共施設予約が採択されたので、施設予約を優先として選びました。各課調整の中で、いろいろな機能があるということを説明に加えたことで、より導入しやすくなったと思います。

Q:施設が単独(グラウンドのような)で、モバイルwifiを設置した事例はあるか。
A:1箇所だけポケットwifiを入れましたが、それ以外はwifiが完備されていました。

Q:避難所や公共施設を利⽤者が解錠する際のパスワードはランダムで発⾏されるのか、それとも指定をして送るのか。
A:(Bot Express須藤)基本的にはランダムですが、任意のパスコードを指定することも可能です。

Q:スマートロックの設置費⽤。
A:(Bot Express仁志出)製品はパッケージで販売していて、インターネット購入になりますので各自ご確認ください。
インターネットでの購入が難しい場合や、代理購入して欲しいという場合は別途ご相談ください。

Q:施設予約を電話やメールでの受付もしている。その場合のパスコード設定、オンライン支払の設定などは大変か?
A:電話やメールの受付はしておらず、LINEのみです。LINEで予約できない方については従来通り窓口手続きになります。
窓口申請の場合は管理画面から入力をし、予約の重複がないようにしています。また、窓口の場合のパスコード設定は可能だと思いますが、オンライン決済はできないと思います。

Q:町内外で料⾦が変わる部分があるか。あればシステム上の町内外の取り扱いを知りたい。

A:料金が変わることはないです。高校生以上とそれ以外、入場料を取る取らないなどの料金設定がありますが、アンケート上で区分できるように設定しています。

Q:還付は発⽣しないか︖発⽣する場合は、⼿続きフローを教えていただきたい。

A:利用日の7日前までにキャンセルすれば還付可能です。キャッシュレスを利用した場合、半額還付などの一部返金は難しいので、窓口で返金する流れになっています。

Q:「申請」「許可証」といった⼿順はあるか。
A:あります。今の運用では、LINEで入力し、申請完了という画面が申請行為だと思っています。許可証は、申請をするとメールが届くので、その内容を確認して問題なければ許可しています。許可ができない場合は施設代表者から申込者に連絡しています。

Q:オンラインによる施設予約や決済ができない⽅(団体)向けの対応はどうしているか。
A:窓口に来ていただいた時に紙で書いてもらうか、職員が管理画面に代理入力するか、申請に来た方の状況を見て対応しています。

Q:自動ドアのスマートロックはありますか?
A:1箇所あります。

Q:セキュリティキーを利用者が持ち帰ったことはありますか?
A:キーボックスにワイヤーをつけて設置していますので、無理やり引っ張らない限りは持ち帰ることができません。

4. 「スマホ市役所」を実現するLINE拡張サービスGovTech Express紹介

Bot Expressの営業担当執行役員仁志出より、GovTech Expressについてご紹介しました。仁志出は元自治体職員ですので、自治体職員目線で的確なアドバイスが可能です。ぜひ気になる点があればお気軽にお問い合わせ下さい。

▼サービスの特徴
情報発信や手続等を行う単なるツールではなく、「スマホ市役所」というオンライン窓口を実現できるのが当社のGovTech Expressです。予約、通報、各種申請など、様々な機能をレゴのパーツのように自由に組み立て、実装することができます。

1.説明書がいらないIT
聞かれたことに答えるだけ。一問一答の対話型で分かりやすく、LINEのトーク内で全てが完結します。

2.時間もコストも不要な双方向コミュニケーション
深夜や早朝でも連絡可能。LINEでコミュニケーションをとり、申請の不備までLINEで完結。セグメント配信や給付金に伴う送金手続きも可能です。

3.LINE、Webで利用可能
住民の誰一人も取りこぼすことのなく公平なサービスを提供可能です。

4.自治体職員が開発
実現したいサービスをすぐ実装、各種助成金や国の方針の変化などに柔軟な対応が可能です。自分達で開発できるプラットフォームなので、新規予算や仕様書作成、入札も不要です。
各自治体でオンライン化した手続きはこちらからご覧いただけます。

5.全国でシェア
2024年6月時点で260以上の自治体職員が利用・開発し、「スマホ市役所」は日々急速に広がっています。他の自治体が実装しているサービスはすべて利用可能。短期間、一律料金で追加費用なく新機能が利用できます。

▼セキュリティ
LINEヤフー株式会社の追加規約に同意することでLINEにデータを残さない仕組みをご用意しています。

▼事例紹介
25事例をご用意した事例ブックをご覧ください。HPお問合せフォーム又はBot Express LINE公式アカウントよりご連絡ください。

串間市キャンプ場予約

美濃加茂市 子育て支援センター入退館手続き

魚津市 マイナンバーカードを利用したオンライン申請

大津市 水道開閉栓

▼マイナンバーカードとLINEを使ったオンライン申請デモ

10:36ごろ

5. Bot Express登壇者


株式会社Bot Express パートナーサクセスマネージャー 須藤 健
地方自治体職員として、税務、財政、選挙執行事務を経験後、2023年12月より現職。法律・制度への深い理解を基に、効率的な業務遂行を実現。情報民主化の時代に対応し、行政と住民間の情報橋渡し役として、多様な価値観に適したサービスを提供することを目指したいと思い、Bot Expressに入社。全国のパートナー自治体と協力し、行政と住民の信頼関係構築をミッションに住民の行動変容を推進していきたい。
株式会社Bot Express 執行役員 営業担当 仁志出彰子
23年勤めた前職の大津市役所では勤労福祉、情報システム、学校教育、保健予防、経営経理、経営戦略の業務に携わっていた。その経験を活かし、住民により便利な市役所サービスを提供するだけでなく、忙しい公務員を助けることができるBot Expressのサービスをたくさんの自治体に知ってほしいと思い営業として入社。
株式会社Bot Express 執行役員 PR・コーポレート担当 松尾 明美
Dell、LINEの親会社NAVER海外拠点を経て、前職はLINE国内第二拠点LINE Fukuokaにて、広報・採用組織を統括。企業広報・危機管理広報・PRマーケ、採用など担当。2022年2月より現職。テクノロジーを活用した最高の住民サービスを提供し、日本の暮らしにもっと自由な時間を創ること、楽しくすることを目指している。


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