国勢調査DXパッケージを全国展開。大津市と共同考案し、正確な調査実行と職員の負担軽減を目指す
2025年度に全国で一斉に行われる国勢調査。国勢調査は、日本に住んでいるすべての人と世帯を対象とする国の重要な統計調査で、結果は行政に活かされるだけでなく、民間企業や研究機関によっても広く利用され、国民生活に役立てられるものです。
今回、国勢調査のパッケージを作るきっかけとなったのは、大津市市政情報課からの相談でした。滋賀県は2025年に国スポが開催され多くの職員が動員となります。同時期に行われる国勢調査と重なるため、職員の負担軽減をGovTech Expressで実現できないかという相談でした。大津市に限らず日々の業務もある中で行う国の事業について、できるだけデジタル化することで職員の皆さんの時間の余裕を提供することができると嬉しいです。
1. 多くの調査員を確保する。LINEで調査員募集
LINEとこれまでの電子申請フォームとの違いは一問一答の対話型です。聞かれたことに答えるだけで手続きが完了するため、友達や家族とLINEしているように行政と繋がれるところが、活用率の高さにつながると考えています。
統計部署の職員は、応募のあった調査員を希望する調査区別に確認して配置したり、調査員番号を付与したりすることも可能です。
2. 指導員や調査員との電話連絡をなくす
連絡ツールとしてLINEは便利だけど、知らない人とLINEを交換したくないし、生活スタイルがバラバラな人たちと電話でのコミュニケーションは難しい。そんな時、指導員と調査員がお互いの連絡先を交換することなく、自治体のLINE公式アカウントを活用することで、以下のことが可能になります。
指導員が自分の調査区の調査員にメッセージ配信
「今日から回収お願いします」「◯◯の間違いが多いので共有します」など自分が担当している調査区の調査員にメッセージを配信することが可能です。配信方法は一斉配信か、個別配信の２パターンから選択することができます。また、メッセージを送るのを「今すぐ」にするか「翌日8時」にするか選ぶこともできるため、配信時間帯を考慮した効率的な情報共有が可能です。
調査員から指導員に報告連絡
「◯◯地区にマンションができていて調査票が足りません」「世帯主と会えないのだけど、どうしたらいい？」といった調査現場での課題は、これまで調査員から指導員へ電話連絡が一般的でした。LINEから連絡を行うことで、確認必要な時に必要な連絡を、より便利に行うことができます。
事務局から調査員と指導員に一斉メッセージ配信することも可能ですし、調査員と指導員が事務局に報告・連絡（アンケート機能）することも可能です。
この機能は、大前提として自治体の公式LINEアカウントを友だち追加し、自分が指導員なのか調査員なのかを登録し紐づくことで、事務局が管理したり全ての機能を利用することが可能です。ただし自治体によって業務フローは様々だと思いますので、自治体に合わせたカスタマイズすることでどのようなフローにも対応します。
アンケートインストーラーから簡単に作成
パートナー自治体のみなさん、アンケートインストーラーに準備しておりますので、ぜひインストールして作成してみてください。2024年1月17日（金）13時から実装セミナーも開催されます。
3. 調査票の回収会場の予約もLINEから
調査票の回収予約もLINEから行うことができます。調査票の回収について、指導員が提出物がそろっているか、調査員に貸し出した備品が返却されているかなど確認する時間が必要なため、指導員と調査員の間で日程（時間）調整をする必要があります。LINEを使用した日程調整により、指導員はどの調査区の方が持ってくるのか事前に把握することが可能になり、双方の急な予定変更にも迅速に対応することができます。
4. 報酬明細をLINEで配布
郵便料金が値上がりした昨今、郵送物をデジタル送付する動きもあります。福岡県鞍手町の給与明細をLINE配布している仕組みを活用し、調査員への報酬明細をLINEで配布することが可能です。
5. よくある質問はチャットボット化
調査員の方からよく寄せられる質問について、チャットボット化することで、24時間365日即時の回答が可能となります。業務上の疑問点や調査手順に関する質問に、それぞれ適切な情報を提供することがで電話での問い合わせ対応にかかる人的・時間的コストを大幅に削減することができ、事務局の業務効率化にもつながります。また、住民向けのチャットボットを用意することも可能です。
6. さいごに
大津市市政情報課から問い合わせをもらった時に、何を重要にしているかをヒアリングしたところこちらの4点でした。
・アナログ的な手法を前年踏襲せず改善し、効率化したい
・職員の働き方改革のために
・調査員指導員のなり手が不足する中、連携強化、利便性強化のために
・何よりも正確な調査の実現ために
「想いは一緒だけど5年に1回しかない業務をデジタル化するために費やす時間がない。」そんな自治体も多いと思います。GovTech Expressは全国の自治体事例をコピーすることが可能です。ひとりで悩まずに全国にいる仲間と共にデジタル化への一歩を踏み出してみませんか。
国勢調査に使われているアンケートなどは、各自治体の業務フローに応じて柔軟にカスタマイズすることが可能です。報告事項のカテゴリーは必要に応じて追加・変更でき、メッセージの文言も状況に合わせて編集できます。
このシステムは国勢調査での活用を主な用途としてパッケージ化されましたが、その柔軟性と使いやすさから、事務局とチーム体制がある業務の連絡報告に場面に幅広く使用することが可能です。
既に農林業センサスなど小さな調査から始めたいという自治体からの問い合わせもあります。興味のある方はぜひご相談ください。
【参考記事】