2023年9月発行の自治体通信52号にて、宮崎県串間市での「LINEを使った公共施設予約」を紹介しています。キャンプ場予約者のうち9割がLINE経由で予約を行い、1日数十件・1件あたりおよそ10分かかっていた電話での受付対応が実質ゼロとなるなど、住民の利便性と職員の負担を解消した事例です。

串間市担当者が登壇する無料オンラインセミナー開催

今回インタビューに答えてくれた、宮崎県串間市 商工観光スポーツランド推進課 吉國様をゲストに迎えたオンラインセミナーを9月26日に開催します。自治体通信ではお届けできなかった住民の画面や職員の運用、結果などをお伝えします。当日吉國様に直接質問できる時間も設けています。ぜひご参加ください。
【申し込み】https://s1.govtech-express.com/web/form?channel_id=1655387724&question_id=a232u000002ENwe

住民利用と業務効率につながる公共施設予約

体育館や公民館などの公共施設を運営する自治体にとって、施設利用の予約受け付けは日常的な業務の一つですが、住民による利用が多い施設の場合、職員に大きな業務負担が生じています。予約をシステム化する手段はいくつかありますが、予約システムのためだけのIDやパスワード管理が不要で、住民が説明書を読まずに、いますぐ操作できる「LINE」を活用することで、住民利用率が高く、職員の電話・窓口対応を実質ゼロにする予約システムを構築することが可能です。

公共施設予約は、「1 回当たりに予約できる数」、「減免対応できるか」など、自治体や施設によって要件が異なります。LINE 公式アカウントの拡張ツール「GovTech Express」では、「抽選予約」「キャンセル待ち」「複数枠の一括予約」「複数席予約」「オンライン決済」など、さまざまな機能を用意しています。これらのパーツを組み合わせることで、ニーズに合った仕組みを構築可能です。またスマートロックを利用することで、該当施設に職員を派遣する必要がなく大きな業務改善に繋がる仕組みも今年中に出来る予定です。

対話型Webフォームでも提供可能なため、LINEを使っていない住民のオンライン申請も実現可能です。LINEからの申請もWebフォームからの申請も、ひとつの管理システムで確認可能です。

公共施設予約に関する機能

抽選予約
抽選形式の予約を、毎日、毎週、毎月、毎年といった単位で繰り返し、受け付けることが可能。

団体予約
スポーツクラブなど、事前登録した団体を職員が承認し、優先的に予約できるようにする。減免団体登録なども可能。

キャンセル待ち
抽選で落選した申し込みは、取り消すか、キャンセル待ちにするか、利用者が選べるようにできる。

複数枠の一括予約
複数枠の一括予約を受けた場合、それぞれの予約に対し、キャンセルボタン付きメッセージを送る。

オンライン決済
「LINE Pay」、クレジットカード、「PayPay」などに対応。備品オプションの利用料算出なども可能。

導入自治体が180を超えるGovTech Expressは、サブスクリプション契約により、機能は開発し放題です。JPKIを活用した本人確認、給付金の申請、避難所検索や防災メールとの連携、健康ポイントの管理などあらゆる行政サービスがオンライン化可能。みなさまの自治体でどのような活用ができるのか、個別相談も受け付けております。ぜひお気軽にお問い合わせください。