【千葉県八街市】がん検診がLINEで予約可能に。窓口・電話対応が激減、LINE友だち数は3倍に
2022年3月に自治体LINE公式アカウントを開設した八街市。2023年7月のリニューアルにあわせて、これまでは窓口と電話のみで受け付けていた「がん検診の予約」を、LINEから行うことができる機能を新たに公開しました。住民・職員ともに目覚ましい効果が出た八街市の事例を紹介します。
八街市の概要
人口 67,154人（令和5年3月末現在）
LINE開設 2022年3月
LINEの機能
がん検診予約、ごみリマインダー、ごみ分別チャットボット、住民票の請求、税証明書の請求、粗大ごみ収集申込など
アカウント名 八街市
LINE ID @yachimata_city
取り組みの詳細
毎年実施するがん検診において、2023年7月から窓口・電話に加えてLINEによる予約受付も開始しました。
周知方法として、対象者へ郵送する案内文にLINEによる予約方法も記載しました。八街市のLINE公式アカウントを友だち追加するためのQRコードを記載し、予約までの手順を丁寧に案内することで、利用率の向上を図っています。
ひとつひとつの手順を記載することで、わかりやすく、迷いがないように案内しています。
工夫した点・特徴
八街市のがん検診LINE予約の特徴は、以下の3点です。
宛名番号と生年月日で本人確認
宛名番号がわかる場合、住民による入力が必要な情報は宛名番号と生年月日のみ。氏名や住所はあらかじめインポートしておいたデータベースから情報を参照できるようにすることで、入力の手間やミスをなくしました。
住民とのやりとりはLINEで
万が一予約内容に不備があった場合の連絡もLINEで行うことができます。住民は都合のよいタイミングで返信することができ、職員も電話がつながらない場合などに何度もかけ直す時間のロスから解放されました。
予約を忘れない仕組み
予約確認メニューを用意し、いつでも八街市のLINEアカウント上から、自分が予約した内容を確認することができるようにしました。
また予約者には、前日にリマインダーメッセージが届き、受診し忘れを防止します。このメッセージは1通1通手作業で送る必要はなく、1度設定するだけで対象者に毎日自動で配信することができます。
取り組みの結果
導入による効果
対象者18,000人にお知らせを送付した結果、12日間で3,500人（約20％）がLINEで予約しました。
その結果、これまでは予約開始日になると全庁的につながりづらい状態になってしまっていた電話の混雑が大幅に改善されたそうです。また、窓口に来庁された方にもLINE予約を案内することで、その場でLINEで予約して帰る方も現れるなど待ち時間の減少にもつながりました。
がん検診予約を実施したことにより、八街市のLINE公式アカウントの友だち数は約2,000人→4,500人に増加しました。その後も住民票の請求や粗大ごみの収集申し込みなど便利な機能を続々と公開し、2023年11月16日現在は約6,200人とさらに増え続けています。
住民の声
やってみたら簡単で早かった。
LINEで予約ができて、待ち時間が無くなって助かった。
いつも電話がつながらなくてなかなか予約がとれなかったが、すぐに予約できてよかった。
（窓口に来て並んでいた人にLINEで予約してもらった後、並んでいる人を見て）「こんなに簡単ならみんなやればいいのに。ありがとう。」と喜んで帰った。
職員の声
電話対応が減った。
窓口に並んでいる人にもLINE予約を案内することで、お待たせしなくて良くなった。
他の事業でもLINEが活用できないか考えるようになった。
友だち数が増え、より効果的なメッセージ配信が可能になった。
担当者コメント
LINEによる検診予約を令和5年度から始めました。電話、窓口、LINEによる予約数のうちLINEからの予約が4割となっています。昨年度は電話と窓口による予約でしたので、予約開始後の1週間は、電話が殺到したため回線がパンクしましたが、今年度はLINEという選択肢が増えたことで、昨年度よりも電話の件数が減少しました。対応する職員の業務負担も軽減されています。 準備期間が約1か月と短い中で、改善すべき事項もありましたので、来年度更に改善して、職員の負担も減るようにしていく予定です。
LINEは特に若い年代の利用率が高いうえ、家族のLINEからでも予約ができることから、市民の利便性が向上しました。 LINE予約は、簡単に、時間と場所を選ばずできるので、検診予約のハードルを下げます。検診を受ける契機となり、受診率向上にもつながると思います。
GovTech Expressを一度でも利用した課では、次々とやりたいことが増えていくようで、イベントや講座の予約などは1～2日あれば作成できるので、頻繁に作成依頼が来るようになりました。 逆に、まだGovTech Expressに触れていない部署ではなにもリアクションがないため、使用感を含めて使いやすさを積極的に進めていき、全庁的に使っていきたいと思います。 毎月のように新しい機能がどんどん増えていくので、使うほどに市民の方も職員も便利になる「スマート市役所」を目指していきます。
まとめ
全国のGovTech Express導入自治体で利用可能
このサービスは、GovTech Express の「トークで申請」の機能を活用し、個別開発の必要なく申請を構築しています。そのため、GovTech Express を導入済み、今後導入を予定する全ての自治体で、今回の八街市の手続きを実装することが可能です。
また、自治体ごとの要件に応じた個別のカスタマイズも可能です。ぜひパートナーサクセスマネージャーにご相談ください。
がん検診の予約を自治体のLINE公式アカウントから利用可能とすることで、住民にとっても職員にとっても、利便性が大幅に向上します。私たちはこれからも住民に利用してもらえるサービスを提供していきます。
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