【山口県長門市】選挙の報告集計作業を98％削減。デジタル活用で人的ミス防止も。
長門市はLINE公式アカウントを活用し、2023年11月の長門市長選挙にて、43箇所の投票所からLINEで 投票人数の報告を行う取り組みを実施しました。
デジタルを活用した自動集計で人的ミスを防ぐことや、電話による聞き間違い及び手作業による入力間違いがないか二重におこなっていたチェック作業も不要となったほか、電話報告や集計にかかっていた作業を98％削減しています。
＊2023年12月に更新したスマホ市役所事例BOOK（18事例→25事例）にも掲載されています。
1. 長門市の概要
人口 30,920人（2023年12月末時点）
LINE開設 2023年12月
LINEの機能 ごみ分別チャットボット、ごみリマインダー、水道の開閉栓、給食献立配信、通報（漏水、動物の死がい、倒木など）、選挙人数報告
アカウント名 長門市
LINE ID ＠nagatocity
2. デジタル化でゼロになったこと
架電による連絡を不要に
不通による再架電等の待ち時間及び手間を削減しました。手入力を不要に
聞き取った内容を入力する作業を削減しました。経由地点を不要に
各投票所から選管本部への直接報告が可能になりました。読み合わせチェックを不要に
計7回の投票状況報告の集計を自動化することで確認作業を削減しました。
3. 工夫したこと
プッシュ通知
時間になったら報告者へプッシュ通知で報告を促すことをおこない、入力忘れを防ぎました。予約配信設定なので事務局側の手間もなく、単なる電子申請ツールではない双方向のやり取りが可能です。
自動集計機能
報告する際にプレビュー画面を出すことが可能です。合計人数自動集計し表示することで報告者がわかりやすく、「不在者投票人数も合計にいれる のか？」などの選管本部にかかっていた電話での問い合わせがなくなりました。
投票率の自動計算
報告データは自動的に投票率を計算する仕組みを構築していたため、すぐにHP上に公表することができた。
4. 効果
報告と集計作業の業務フローが6ステップから2ステップに効率化することで大幅な事務の削減。
電話報告・集計対応を行っていた会計年度職員2名が0名に削減。
報告者は繋がらない電話を待つ時間から解放。
5. 長門市様のコメント
山口県長門市 企画総務部 デジタル戦略課（兼やきとり課課長補佐）
松岡様
選挙事務では43投票所から中間報告•投票結果を集計する必要があり、 正確かつ迅速な事務が求められていました。
GovTech Expressを使うことで、職員は使い慣れたLINEでの操作をはじめ、入力は説明不要の一問一答形式、投票数•投票率の自動集計など、驚くほど簡単で、正確かつ迅速に集計でき、選挙事務の大幅な効率化を図ることができました。
山口県長門市 選挙管理委員会事務局 主査
中野様
初の試みで正直結果が出るまでは不安でしたが、想像以上の成果に驚いたことは未だ記憶に新しいです。
支所における労務も大幅に削減できたことから、今後は余剰人員を投票事務等に充てられるというメリットもあります。
また、システム導入によるコストや契約手続等の負担もなく迅速に活用できることも特筆すべき点です。
6. さいごに
選挙事務の職員負荷は高いですが、年に数回あるかないかの選挙のためだけにシステム導入するのは難しい自治体が多いのではないでしょうか。さらに突然の解散などによる選挙もあるため、新たなシステム導入やそのための開発というハードルは高いかと思いますが、GovTech Expressは追加費用なく機能を追加することが可能です。
本機能は、佐久市ですでに行われていた選挙事務の集計テンプレートを活用することでイチから構築する必要がなく実現することができました。
このように、オンライン窓口構築のために導入していたツールであっても、職員の業務負担軽減のために活用する事が可能です。
選挙事務の効率化をおこないたい自治体の皆さん、ぜひご連絡ください。
＜その他参考＞
選挙関連の手続きとして、福岡県うきは市事例の「1分で完了する不在者投票用紙のLINE申請で、投票率向上へ」という記事もぜひお読みください。
職員専用ツールとしての活用は、座間市でも参集訓練に利用されていますので、こちらの記事もご参考にしてください。