公共サービスは多様化し、職員の業務量が増えているにも関わらず、採用定数割れなど公務員不足が問題視されています。
「人手不足の解消」「業務の効率化（デジタル化）」「住民サービスの向上」を可能にする、スマートロック連携機能を紹介します。

2月8日にオンライン説明会も開催しますので、ぜひご参加ください。

1. スマートロックとは

公共施設などの鍵（サムターン式）に設置することで、キーロック解除や遠隔操作、オートロックなどを実現することが出来る機械です。

2. 予約から解錠までの流れ

施設予約をしたら、予約日にパスコードが送信されるので、そのパスコードをスマートロックに入力し解錠します。

施設予約は、施設や日時を選択し、必要事項を入力するだけで完了します。予約一覧を表示したり、キャンセルすることも可能です。また、予約忘れを防ぐために前日や当日に予約情報をリマインダー通知することも可能です。
予約ができれば、当日に予約した端末にパスコードが届く仕組みです。

パスコードはランダムな数字となりますが、職員が指定するパスコードを設定することが可能です。また、パスコードを送るメッセージなども自由に設定することができます。

3. 準備するもの

• ロック
  ドアの内側のサムターンにかぶせます。サムターンを回して解施錠する役割。
  ＊乾電池で動いているので、電池の交換が必要です。

• キーパッド
  ドアの外側に設置します。パスコードで解錠する役割。
  ＊キーパッドはナンバーの他に施錠ボタンがあります。物理キーで解錠することも可能です。

• ハブ
  屋内のロック付近に設置します。各デバイスをインターネットに接続する役割。
  ＊ロックとBluetoothで通信をしますのでロックから3メートル以内に置いてください。
  ＊施設予約した情報をハブが受信するため、Wi-Fiも必要です。

• 管理アプリ
  管理者が持っているスマホやタブレットにインストールします。スマートロックを遠隔に管理する役割。

4. 利用シーン

• 体育館や公民館

• コワーキングスペースなどの公共施設

• 運動会や地域の行事などに利用する備品倉庫

• 職員で利用する庁内の会議室

• 災害時の避難所

5. 予約機能が豊富なGovTech Express

公共施設システムのかわりとして導入する自治体が増えてきています。
空き枠を管理する予約だけでなく、抽選機能や、キャンセル待ち、減免団体登録（減免料金計算）、オンライン決済など施設予約システムに必要な機能がバージョンアップしています。
もちろんこれまでの機能を組み合わせることも出来るので、例えばセグメント配信を活用して、予約者に対して「明日は台風が来るので施設はクローズします」などの一斉配信を行うなど、予約受付だけでなくすべての予約にかかる業務をデジタル化することができます。

6. 予想される効果

職員
予約機能を活用することの最大のメリットは、電話からの解放です。電話に時間を取られることなく、聞き取った内容を手入力するなどの作業時間が削減されます。
このスマートロックを組み合わせることによって、鍵を受け渡すためだけに出勤したり、時間外に対応したりする必要がありません。また、遠隔操作が可能となっており、災害時などにもリアルタイムな対処が可能です。

住民
LINEで予約を行うメリットは、これまでの施設予約システムに必要だったメールアドレスの入力が不要なことです。アドレスの入力は入力が不得意な方は超えられないハードルになっていたと思います。IDやパスワードによるログインが不要になります。
このスマートロックを組み合わせることによって、鍵をどこかに受け取りに行く必要性がなく誰が取りに行くかなどの調整が不要となります。またオートロック機能もあるため施錠忘れを防ぐことも可能です。

7. オンライン説明会詳細

※2024年2月セミナーレポート追記。

2024年2月8日（木）15時〜16時にGovTech Expressを活用した公共施設予約・スマートロック連携機能について、オンライン説明会を開催しました。 レポートでアーカイブ動画をご確認いただけます。

8. さいごに

元公務員の視点から見て、GovTech Expreeの予約機能は今まで見てきた予約システムを超える機能がもりだくさんです。
電話の対応や、Excel台帳管理、鍵の受け渡し、現金管理、抽選日の行列がなくなるという職員の業務改善と住民の行動変容を起こすものとして効果を発揮しています。

予約は施設予約だけでなく、検診予約・一時保育予約・ワクチン予約・窓口予約・マイナンバーカード交付予約などなど様々な部署で活用されています。福岡県吉富町ではイベント予約を行ったときに、驚くほどスムーズに予約が入り、担当課に問い合わせが殆ど無かったことや、担当課では電話も来るだろうという想定のもと待機をしていましたが、電話予約は0件、100％LINE経由の予約となった事例もあります。

ぜひ、みなさんもLINE予約機能で電話が鳴らない体験をしていただきたいです。この時間の余裕を生み出すことで、さらなる業務改善ができるという好循環のスタートをきりましょう。

＜関連情報＞

▼スマートロック連携機能追加に関するプレスリリース

▼公共施設予約機能を用いたキャンプ場予約事例