2月10日、「LINEを活用した国勢調査のDX 化で、正確な調査実行と職員の負担軽減を目指す」をテーマに滋賀県大津市をお招きし、Bot Express Showcase 第31回を開催しました。自治体職員の管理画面もお見せするデモンストレーション含むアーカイブ動画と、ポイントを書き起こしたイベントレポートをお届けします。

1. 事例紹介

登壇者

国勢調査の流れ
昨年6月から10月にかけて、約50世帯ごとの調査区を設定し、調査規模と必要な調査員数を算定しました。本市では他に先駆けて令和5年10月に庁内実施本部を設置しています。早期の本部設置により、調査員確保の課題に対応するため、各部局長を通じて市職員への協力要請を開始しました。
現在、職員応募者、前回調査協力者を調査員として調査区に割り当て、不足する地域の自治会等への調査員の推薦依頼を進めています。4月からは調査員の最終調整や各種契約、広報・啓発活動を経て調査を開始します。
LINE機能は9月以降、調査員との連絡調整時期から運用を開始する予定です。

現況と課題

前回の国勢調査担当を経て、今回、再び担当することになり、前回の課題改善を目指して新しい調査手法を検討しました。
現在の状況として、以下の課題があります。

1. 関係者間の連絡は依然として電話が主体で、デジタル化が進んでいない

2. 市民からの問い合わせも電話基本で、対応遅延が発生する可能性がある

3. 調査員や市民からの問い合わせは担当者が個別対応

4. 調査票や書類の回収、日程調整も従来通りの電話・郵便

5. 調査員との連絡のため、職員が土日夜間も待機

このように、デジタル社会にもかかわらず、調査手法は10年以上前と変わっていない状況に疑問を感じていました。

国勢調査の実施における主な課題を5点検証しました。

1. 個人情報を扱う業務や事務の煩雑さから、調査員の人材確保が困難

2. 事務局での電話対応が過多で、他業務に支障となる可能性がある

3. 調査員との連絡調整が困難（昼休みの電話集中、夜間連絡不可）

4. 個別対応による情報共有の不足と事務処理ミスのリスク

5. 問い合わせ対応による職員の時間外勤務の増加

これらの課題解決には、デジタル技術の活用が不可欠という結論に至りました。この時代に郵便や電話だけに頼るのは時代に合わないと感じています。既存の技術を活用すれば、より効率的な方法が実現できるのではないかと考えました。様々な手法を検討した結果、現在市で導入している公式LINEを活用できないかという案に至りました。そこで、LINEを活用した新しいシステムを検討しました。

国勢調査のDX化で期待すること

LINEは今や生活に欠かせないツールとなっていますが、これを事務局と指導員、調査員の連絡調整に活用し、アプリを通じて情報共有できれば、業務効率が大幅に向上すると考えています。問い合わせ対応や進捗確認もLINEで可能となり、誰でも対応状況を確認できるようになります。時間外対応の負担が軽減され、より効率的な調査実施につながります。
システムのアンケート機能により、約1,300人の調査員との提出スケジュール等の調整が効率化でき、事務作業を大幅に削減できます。また、調査員はLINEで24時間連絡事項を確認できるため、電話対応が不要となり、事務局側も折り返し電話の手間が省けます。
この利点は双方にメリットがあり、調査員募集時の案内にも活用できると考えています。

大津市での具体的な運用方法をご説明します。調査員登録後、初回説明会までに市から送付する二次元コードでLINEに登録していただきます。
事前に管理システムに登録された調査員情報（氏名、番号、生年月日）と一致確認を行うことができるため、登録にかかる安全性も問題ありません。
調査期間中は二次元コードで専用LINE画面にアクセスし、円滑な連絡が可能です。

国勢調査は国の重要統計調査として、信頼性の高いシステムであるGovTech　Express を採用しました。メッセージ管理機能で問い合わせ状況を確認でき、一斉送信機能で調査スケジュールを共有することで、正確な事務処理と信頼関係の構築が可能です。
また、煩雑な事務作業による事務局職員の負担を軽減するため、チャットボットを導入し、時間外勤務の削減と働き方改革を目指しています。

最後に
国の最も重要な統計調査である国勢調査は、詳細なルールのもと、正確な実施が求められます。しかし、時間や人員には限りがあります。可能な範囲でDXを活用し、正確かつ効率的に、何よりも地域の皆様の負担軽減につながることを期待しています。

▼デモンストレーション（画像をクリックすると映像をご覧いただけます）

2. 質疑応答

Q：来年度交付される国勢調査交付金を活用して運用予定でしょうか。運用予定であれば、金額見込まで教えていただきたいです。
A：（大津市目片様）現段階では交付金による運用を予定しております。
（Bot Express仁志出）未契約の自治体様の場合、月額税抜10万円〜です。人口規模や管理画面へのログインユーザー数に応じて変動します。
＊国勢調査機能のみご利用される場合は、月額税抜5万円〜でご用意しています。詳しくは、お問合せください。

Q：大津市様は情報政策課で電子申請および汎用予約を利用されていると思いますが、国勢調査に利用しなかった理由をご教示ください。また、その二つのサービスの棲み分けを整理されていましたら、可能な範囲でご教示ください。（従来の電子サービスを利用しており、棲み分け方が今後の課題になると想定しているため）
A：（大津市目片様）ご指摘の通り、電子申請サービスを利用していますが、今回は双方向のコミュニケーションが必要なため、従来の一方向の申請システムでは対応が難しく、新しいシステムを選択しました。
（Bot Express仁志出）大津市様では現時点で明確な棲み分けはありませんが、他の自治体での事例をご紹介します。渋谷区様から共有いただいた資料には、電子申請とLINEの使い分けをフローチャートで整理しています。ご興味のある方は資料をご確認ください。

Q：国勢調査を含め、その他統計調査にも活用できるシステムがあれば教えていただきたい。
（Bot Express仁志出）国勢調査以外の統計調査でも本システムをご利用いただいています。様々な機能を自由に組み合わせて活用できるパッケージとして提供しています。機能追加による追加費用は原則発生せず（AIなど特殊な機能は別途料金が発生する場合があります）、デジタル送金やアンケート機能など、調査に必要な機能を活用いただけます。
統計業務では、ダッシュボード機能で調査員情報やアンケート結果を視覚的に表示できます。性別や役割別の統計分析、名簿管理も可能です。また、地図上での情報表示機能も備えており、データを様々な形で分析できます。

Q：指導員入力フォーマットの氏名・生年月日は必須項目か？
A：（Bot Express仁志出）指導員入力フォーマットの氏名・生年月日は必須ではありません。入力項目は自治体様で自由に設計でき、氏名・生年月日の代わりに指導員番号のみの登録など、様々な方法で設定が可能です。

Q：大津市様では氏名、生年月日の個人情報は実際の情報を登録しているのか？
A：（大津市目片様）LINE活用時には、本人確認のため、実際の氏名、生年月日等を登録する予定です。

Q：LINEヤフー社の追加規約に同意していない場合は、LINEサーバーに保存されるのか？
A：（Bot Express仁志出）追加規約に同意していない場合、データはLINEサーバーに保存されます。なお、私たちのサービスでは一問一答の対話型に加えて、Webフォームもご利用いただけます。Webフォームをご利用の場合、LINEの通知内容を直接salesforceのサーバーに保存することが可能です。

Q：管理画面は複数の端末から同時にログインすることは可能か？
A：（Bot Express仁志出）管理画面は複数の端末から同時にログインが可能です。それぞれのユーザーが個別のアカウントを持ち、複数のアカウントで同時アクセスができます。月額10万円（税抜）からのパッケージには、5人分の管理者ログイン権限が含まれています。
＊国勢調査機能のみの金額は異なります。

Q：調査員の連絡に関して地区でグルーピングして管理することは可能か？
A：（Bot Express仁志出）可能です。取得した属性でグルーピングすることができます。

Q：指導員への連絡や調査員への連絡を入力中に、指導員や別の調査員から連絡が来てしまった場合、再度アンケートを起動して入力し直さないといけないのか？
A：（Bot Express新倉）途中でメッセージが来ると選択肢が表示されなくなることがありますが、その場合はアンケートを再起動するか選択肢を手入力して続行できます。

Q：Bot Expressのメニュー項目は固定か。それとも自治体ごとのカスタマイズが可能か？
A：（Bot Express仁志出）すべて自由にカスタマイズ可能です。メニュー項目も手続きの項目も、すべて自治体様で設計できます。

Q：事務局から指導員・調査員へのメッセージ配信は、テキストのみでしょうか。画像やPDF等の配信も可能か？
A：（Bot Express仁志出）PDFの送信が可能です。また、Flex Messageを使用して視覚的に分かりやすいメッセージを送信できます。国勢調査のメッセージは色や形を設定して配信できますが、調査員と指導員間の連絡はテキストのみとなります。事務局からの一斉配信は色分けが可能です。

Q：既にBotExpressを契約している自治体の場合、本日紹介した国勢調査関連のアンケートはインストーラーからインストールできるか。また、デザインはフリー素材などがあるか？
A：（Bot Express仁志出）全国の事例をコピーできる機能があり、当社から自治体様へ提供します。また、アンケートインストーラーから国勢調査パッケージを簡単にインストールできます。
契約自治体の皆様は即時利用可能です。リッチメニューのデザインもフリー素材をご用意しておりますので、担当のパートナーサクセスマネージャーにご相談ください。

Q：指導員は私用のスマートフォンを利用する予定か。私用の場合、勤務時間外に連絡が来ることが想定されるが、どのように考えているか？
A：（大津市目片様）ご指摘の通りですが、これは従来から電話などでも同様の状況が発生していた課題です。私用端末の使用に関しては、事前の指導説明会で、国勢調査業務と本来業務の区別について、適切に対応するよう説明を行っています。
（Bot Express仁志出）自治体の公式アカウントを通じて連絡を取り合う仕組みのため、個人のニックネームや電話番号などの個人情報を交換する必要がありません。私用端末を使用する場合でも個人情報は表示されないため、プライバシーは保護されます。

3. 「スマホ市役所」を実現するGovTech Express紹介

Bot Expressの営業担当執行役員仁志出より、GovTech Expressについてご紹介しました。仁志出は元自治体職員ですので、自治体職員目線で的確なアドバイスが可能です。ぜひ気になる点があればお気軽にお問い合わせ下さい。

▼サービスの特徴
情報発信や手続等を行う単なるツールではなく、「スマホ市役所」というオンライン窓口を実現できるのが当社のGovTech Expressです。レゴブロックのように、自治体の規模や業務フローに応じて、様々な機能を自由に組み立て、実装することができます。

1.説明書がいらないIT
聞かれたことに答えるだけ。一問一答の対話型で分かりやすく、LINEのトーク内で全てが完結します。電話や窓口と同じ形がチャットボットで実現できます。

2.時間もコストも不要な双方向コミュニケーション
深夜や早朝でも連絡可能。LINEでコミュニケーションをとり、申請の不備までLINEで完結。セグメント配信や給付金に伴う送金手続きなどが実装でき、一対一での対話も可能です。

3.LINE、Webで利用可能
LINEやスマートフォンをお持ちでない方も利用可能なように、Webブラウザ版もご用意しています。住民の誰一人も取りこぼすことのなく公平なサービスを提供可能です。

4.自治体職員が開発
実現したいサービスをすぐ実装、各種助成金や国の方針の変化などに柔軟な対応が可能です。自分達で開発できるプラットフォームですので、新規予算や仕様書作成なども不要です。
各自治体でオンライン化した手続きはこちらからご覧いただけます。

5.全国でシェア
2025年2月時点で290以上の自治体職員が利用・開発し、「スマホ市役所」は日々急速に広がっています。他の自治体が実装しているサービスはすべて利用可能。短期間、一律料金で追加費用なく新機能が利用できます。

▼セキュリティ
LINEヤフー株式会社の追加規約に同意することでLINEにデータを残さない仕組みをご用意しています。また、他のシステムをご利用中の場合でも共存可能な仕組みになっていますので、ぜひご相談ください。

また、自治体LINE公式アカウントを他事業者でご利用中の場合でも、共存が可能ですので、ご要望がありましたらぜひご相談ください。

▼事例紹介
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▼「スマホ市役所」機能別動画集
「スマホ市役所」のさまざまな機能をご紹介している動画集です。過去に開催したセミナーもこちらからご覧いただけます。

4. Bot Express登壇者