給付事業、申請・審査・送金のデジタル化で、申請から最短1日で給付。2ヶ月で住民公開する方法を紹介します。
昨今、急に給付金事業が始まることも多くあります。補正予算を行い、仕様書を作成し、事業者を選定する。そして、何より申請が始まった後の電話対応や審査及び振込作業に追われる自治体職員の皆さんは大変なのではないかと思います。
今回は、これまでの給付金事業の概念を変える「デジタルで送金する機能」をご紹介します。職員の負担は軽減される上、最短1日で住民に給付金を届けることが可能です。
給付金事業の事例
官公庁専用アプリケーション「GovTech Express」を活用し、2023年11月現在、給付金手続きを実装している自治体は、渋谷区、庄内町、長泉町、湯沢市、和泉市、厚真町、町田市、座間市、五島市、読谷村です。(順不同）
給付金の種類や送金方法、手続きに利用している本人確認は以下のとおりです。
送金方法や本人確認の方法は様々です。特に本人確認については、JPKI認証（マイナンバーカードを使った本人確認）を行うことによって、基本4情報（氏名、生年月日、性別、住所）の入力を省くことも可能です。
この中でも山形県庄内町では、1ヶ月かかっていた審査や振込の手続きを最短1日で支給することができています。口座振込ではない送金機能を使うことによって、住民側は口座情報を入力する手間を省き、職員は申請データの入力、口座登録、振込手続きを省く他、振込エラーが起きた時の対応もなくなります。
また、申請媒体として、LINEとWebフォームと紙申請という3つで受付を行ったところ、LINEからの申請が90％でした。WebフォームもGovTech Expressを利用しているので、LINEからの申請とデータを一元管理することができ、デジタル申請は98％を達成しています。
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注目は利用率の高さ
Bot Expressは、これまで紙で行っていたものを「どれくらいデジタル化したのか」ではなく、デジタル化した手続き1つ1つが「どれくらい利用される手続きになるか」にこだわっています。住民の利用率が上がらなければ職員の業務負担軽減には繋がらないと考えているためです。
GovTech Expressでは、次の4つのポイントにより、住民の利用率を上げています。
一問一答の対話型で、聞かれたことに答えるだけで手続きが完了します。窓口や電話と同じやり取りを行うだけでわかりやすいのが特徴です。
メールアドレスを入力する必要がないので、入力が不得意な人も手続きが簡単です。
選択肢を用意したり、補助ボタンを活用することで、子育て中の忙しい方などが片手で操作することも可能です。
自分で給付金事業を自治体ホームページに探しに行くのではなく、対象者にはプッシュ通知で届けることも可能です。
実績のある送金の種類
送金の種類は次のとおりです。（口座振込やギフトカード手渡しなど、送金を機能を使わない手続きを実装することも可能です）
セブン銀行ATM受取
LINE Pay送金
Amazonギフトコード（用途を限定することが可能）
QUOカードPay
審査業務を、もっと楽にする方法
対象者の情報を、GovTech Expressにインポートすることで、申請者が入力した情報がデータベースと一致するかを瞬時に自動判定します。
そのため、対象者のみが次の質問に進むことができ、手続きと同時に対象者かどうかの審査は完了します。職員がこれまでおこなっていたことをデジタル化することで業務負担軽減を行うことが可能です。これは手続きだけでなく検診予約などにも使われている仕組みです。
詳しくは五島市の事例をご覧ください。
申請に不備があったときはLINEで確認
申請の不備があった時、紙申請やWebフォーム申請の場合、書類の差し戻しや日中繋がらない電話連絡などの対応があるのではないでしょうか。
GovTech Expressでは、申請の不備を解決したり、受付状況を連絡するなど、双方向のコミュニケーションが可能です。
双方向のコミュニケーションツールは、職員の皆さんが便利になるだけでなく、住民も都合の良い時間に、申請の不備を解決することができます。もちろん書類の差し戻しで来庁する必要もありません。
データはSalesforceで管理
LINE公式アカウントで地方公共団体プランを登録されている自治体は、自治体と住民とのやり取りのデータをLINEサーバ上ではなく、ISMAP*認定のSalesforceのデータセンターに格納します。データはすべて自治体のものとなりますので、csvやExcelなどでエクスポートを行うことが可能です。
（*政府が求めるセキュリティ要求を満たしているクラウドサービス）
構築期間は2ヶ月
GovTech Expressは職員が構築することができるプラットフォームです。一律料金で手続きを実装することができるため、このような急な給付金事業に柔軟に対応することが可能です。未導入自治体の方も、今からであれば、2ヶ月で実装が可能です。現在ご契約中の190以上のパートナー自治体であれば、2ヶ月以内の実装も可能です。ぜひ、お問い合わせください。
【参考記事】
・行かない窓口を構築する福山市の事例。オンライン申請が増えることで、電話や窓⼝の対応件数が減少し、職員は本来の業務に集中することが可能になったことが記載されています。
・出産子育て応援交付金で、面談予約から給付までを一気通貫でおこなう仕組みを紹介しています。
